Miten käynnistää airsoft-toiminta omalla paikkakunnalla? - artikkelisarja
Tämä artikkelisarja kertoo miten omalle paikkakunnalle voi perustaa harrastajayhteisön. Artikkelit kannattaa lukea numerojärjestyksessä.
Artikkelit:
Yhteisön käynnistäminen on helppoa ja se onnistuu yksinkertaisimmillaan vain WhatsApp-ryhmän perustamisella. Jos oman harrastajayhteisön kehittäminen viralliseksi yhteisöksi, tämä artikkelisarja antaa sille hyvät eväät, Artikkelisarjan oppien lisäksi kokemuksia kannattaa kysyä muilta airsoft-yhdistyksiltä, sillä kaikkea ei kannata keksiä aina uudelleen.Miksi rekisteröity airsoft-yhdistys kannattaa perustaa?
Airsoft-yhdistyksen perustaminen Suomessa on erinomainen tapa vahvistaa paikallista harrastustoimintaa ja rakentaa yhteisöä. Yhdistys tarjoaa virallisen rakenteen toiminnan järjestämiseen ja helpottaa keskustelua kuntien ja maanomistajien kanssa. Yhdistyksen kanssa kunnat ja maanomistajat pystyvät tekemään sopimuksia esimerkiksi pelialueiden käytöstä ja siihen liittyvistä säännöistä.
Tämän lisäksi yhdistys mahdollistaa omaan airsoft-toiminnan pyörittämisen ja siihen liittyvän rahaliikenteen reilusti ja luotettavasti yhdistyksen oman pankkitilin kautta. Yhdistyksen pyörittäminen tuottaa aina kustannuksia, mutta se myös mahdollistaa kulujen kattamiseen esimerkiksi jäsenmaksujen ja tapahtumamyynnin avulla.
Yhdistysrakenne on hyvin samankaltainen kuin yritys, jonka päätöksiä ohjaavat yhdistyksen jäsenistön valitsema hallitus.
Mitä tarkoittaa voittoa tavoittelematon yhdistys tai organisaatio?
Airsoft-yhdistykset ovat aina voittoa tavoittelemattomia organisaatiota. Tämä tavoite on erottaa yhdistykset yrityksistä, joiden keskeinen tavoite on tuottaa voittoa (osinkoa) yrityksen omistajille
Voittoa tavoittelemattoman airsoft-yhdistyksen päätarkoituksena ei ole tuottaa taloudellista voittoa jäsenilleen. Sen sijaan yhdistyksen toiminnan tavoitteena on edistää sen sääntöjen mukaista tarkoitusta, joka liittyy airsoft-harrastuksen, kulttuuriin, urheilun tai muiden yhteiskunnallisten tai yleishyödylliseen asioiden edistämiseen.
Voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen keskeiset piirteet
- Ei taloudellisen voiton tavoittelua: Yhdistyksen mahdolliset tuotot käytetään sen toiminnan kehittämiseen nykyhetkessä tai tulevaisuudessa. Yhdistys voi säästää ja kasvattaa varallisuuttaan, mutta varat tulee käyttää yhdistyksen tarkoituksen mukaisesti, eikä niitä saa jakaa jäsenille. Esimerkiksi taloudellisen menestyksen myötä yhdistys voi päättää säästää rahaa oman tontin hankkimiseksi airsoft-pelikäyttöön.
- Jäsenistön ylin päätösvalta: Yhdistyksen jäsenet käyttävät ylintä päätösvaltaa ja valitsevat vuosittain hallituksen edustamaan tahtoaan. Hallitus hoitaa yleensä juoksevat asiat jäsenistön puolesta. Sekä hallituksen jäsenillä että tavallisilla jäsenillä on yhtäläinen äänioikeus yhdistyksen sääntömääräisissä kokouksissa.
- Sääntöjen ohjaama toiminta: Yhdistyksen toimintaa määrittävät säännöt, jotka kuvaavat sen tarkoituksen ja toimintatavat. Hallitus ei voi yksin muuttaa sääntöjä; muutokset edellyttävät jäsenistön informointia ja hyväksyntää äänestyksessä.
- Vapaaehtoisuus ja mahdolliset palkatut työntekijät: Airsoft-yhdistysten toiminta perustuu usein vapaaehtoisuuteen, mutta tämä ei estä palkattujen työntekijöiden käyttöä. Palkka maksetaan tehdystä työstä, eikä sitä pidetä voiton jakamisena, vaan se on normaali kirjanpidollinen kulu. Palkattu työntekijä voi olla yhdistyksen jäsen tai ulkopuolinen. Vaikka palkattujen työntekijöiden käyttö airsoft-yhdistyksissä on harvinaista, esimerkiksi Hämeenlinnassa Junnusoft-pelien järjestämisessä käytetään palkattua työntekijää, mutta tässä tapauksessa rahaliikenne kulkee Atom Airsoft Oy:n kautta. Työntekijän palkkaaminen, esimerkiksi airsoft-junnutoiminnan vakiinnuttamiseksi paikkakunnalle on meidän kokemuksten mukaan kannattavaa ja tarjoaa mielekästä osa-aikatyötä paikallisille nuorille. Jos työntekijän palkkaaminen esimerkiksi junnutoiminnan vetämisen ajankohtaista, suosittelen varaamaan konsultointiajan esimerkiksi paikallisesta tilitoimistosta ennen palkkauksen tekemistä.
Esimerkkejä airsoft-yhdistyksen toiminnassa
- Yhdistys järjestää pelejä ja tapahtumia, kerää jäsenmaksuja ja käyttää varat esimerkiksi pelialueen kehittämiseen, toiminnan pyörittämiseen ja tuleviin kustannuksiin varautumiseen.
- Jos yhdistys myy tuotteita tai palveluita, kuten pelimaksuja tai vuokravarusteita, kaikki tulot menevät toiminnan ylläpitoon eikä yksityisten henkilöiden hyödyksi.
Huomioita kustannusten kattamisesta
Esimerkiksi talkooväelle hankitut tarjoilut tai hallituksen virkistäytymistilaisuudet, kuten saunailta tai mökkireissu, eivät ole yksityisiä henkilöitä hyödyttäviä kuluja, vaan ne tukevat yhdistyksen toiminnan jatkuvuutta ja aktiivien motivaatiota. Tällaiset kustannukset voivat olla tärkeä osa yhdistyksen toimintaa, sillä ne auttavat ylläpitämään toimijoiden sitoutumista ja yhteishenkeä.
Lopullinen päätös siitä, kuinka paljon yhdistys käyttää varoja motivointiin tai muuhun toiminnan tukemiseen, perustuu aina jäsenistön hyväksyntään ja yhdistyksen demokraattiseen päätöksentekoon.
Yhdistyslaki Suomessa takaa, että voittoa tavoittelemattomien yhdistysten toiminta on avoimesti ja vastuullisesti johdettua.
Perustaminen ja PRH-ilmoitukset
Yhdistyksen perustaminen Suomessa alkaa perustamiskokouksen järjestämisestä, jossa päätetään yhdistyksen nimi, tarkoitus ja säännöt. Kokouksessa valitaan hallitus, ja siitä laaditaan pöytäkirja. Tämän jälkeen yhdistys tulee rekisteröidä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin. Rekisteröinti maksaa pienen summan, mutta sen avulla yhdistys saa oikeushenkilöaseman, mikä helpottaa esimerkiksi sopimusten solmimista ja pankkitilin avaamista.
Yhdistyksen perustamisen vaiheet Suomessa:
Perustajajäsenten kokoaminen
- Kerää vähintään kolme henkilöä, jotka haluavat perustaa yhdistyksen. He toimivat perustajajäseninä.
Yhdistyksen sääntöjen laatiminen
- Kirjoita yhdistyksen säännöt, joissa määritellään esimerkiksi yhdistyksen nimi, tarkoitus, jäsenyys, hallinto ja kokouskäytännöt.
- Varmista, että säännöt noudattavat yhdistyslakia.
Perustamiskokouksen järjestäminen ja tärkeimmät päätökset
- Järjestä kokous, jossa päätetään yhdistyksen perustamisesta, säännöistä, mahdollisen pankkitilin avaamisesta ja jäsenmaksusta.
- Valitse yhdistyksen hallitus ja muut mahdolliset toimihenkilöt.
- Kirjaa pöytäkirjaan kenellä on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus ja ylipäätänsä tarkasti kuka on valtuutettu tekemään jonkin valtuutuksen vaatiman asian. Esimerkiksi kuka on valtuutettu avaamaan yhdistykselle pankkitilin.
- Kirjaa kokouksen kulku pöytäkirjaan.
Pöytäkirjan laadinta eli kokouksessa tehdyn pöytäkirjan kirjoittaminen puhtaaksi
- Laadi virallinen pöytäkirja perustamiskokouksesta, jossa dokumentoidaan tehdyt päätökset.
- Pyydä pöytäkirjan tarkastajien allekirjoitukset viralliseen pöytäkirjaan. Tarkastat vakuuttavat omalla nimellään, että näin asioista kokouksessa sovittiin
- Pöytäkirja on yhdistyksen virallinen dokumentti. Sen avulla yhdistys voi suorittaa rekisteröinnin PRH:ssa ja avata esimerkiksi pankkitilin, mikäli sellaisesta on kokouksessa päätetty.
Yhdistyksen rekisteröinti PRH:ssa
- Täytä yhdistysrekisterihakemus
- Liitä mukaan perustamiskokouksessa laadittu pöytäkirja ja hyväksytyt säännöt.
- Maksa rekisteröintimaksu (noin 100 €).
- Lähetä hakemus Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH).
Pankkitilin avaaminen
- Rekisteröinnin jälkeen avaa yhdistykselle pankkitili. Tarvitset PRH:lta saadun rekisteröintitodistuksen ja allekirjoitetun pöytäkirjan, joka osoittaa kenellä on nimenkirjoitusoikeus ja valtuutus avata pankkitili.
Toiminnan aloittaminen
- Kerää mahdolliset jäsenmaksut, hanki tarvittavat välineet ja suunnittele ensimmäiset tapahtumat tai projektit.
Jäsenrekisterin ylläpitäminen
- Aloita yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja huolehdi siitä, että tiedot pysyvät ajan tasalla.
- Suosittelemme vahvasti SuomiSport-ohjelmiston käyttöönottoa jäsenrekisterin ylläpitoon ja jäsenmaksujen kirjanpitoon ja maksuun. SuomiSport on Suomen olympiakomitean ylläpitämä palvelu suomalaisille urheiluseuroille ja se on airsoft-yhdistykselle ilmainen palvelu. SuomiSportin henkilökunta opastaa palvelun käyttöönotossa kädestä pitäen videopalaverin muodossa.
Viestintä ja näkyvyys
- Ilmoita yhdistyksen perustamisesta ja kerro toiminnastanne mahdollisille uusille jäsenille ja yhteistyökumppaneille.
Mikä ihmeen pöytäkirja?
Pöytäkirja on virallinen asiakirja, jossa dokumentoidaan kokouksen kulku, tehdyt päätökset ja tärkeät keskustelut. Sitä käytetään yleisesti yhdistystoiminnassa, joissa kokousten päätöksillä on merkitystä toiminnan kannalta. Pöytäkirja on siis käytännössä paperi tai tiedosto, johon on kirjattu kokouksen aikana päätösten kannalta tärkeimmät keskustelut ja niiden tulokset. Se minkälainen paperi pöytäkirja oikeasti on, ei ole merkityksellistä, kunhan vain siihen on kirjattu vaadittavat asiat.
Pöytäkirjan tarkoitus tiivistetysti:
- Keskustelujen ja päätösten dokumentointi: Pöytäkirja toimii kirjallisena todisteena kokouksen päätöksistä ja auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ovat tietoisia sovituista asioista.
- Vastuunjako: Pöytäkirja auttaa selventämään, kuka on vastuussa tiettyjen päätösten toimeenpanosta ja kenellä on oikeus hoitaa asia yhdistyksen puolesta.
- Laillisuus ja virallisuus: Pöytäkirja varmistaa, että kokous ja sen päätökset ovat yhdistyksen sääntöjen ja lakien mukaisia.
- Jäljitettävyys: Se tarjoaa tärkeän arkistointityökalun, jonka avulla voidaan tarkastella aiempia päätöksiä, niiden perusteluja ja etenemistä.
- Viestintäväline: Pöytäkirjan avulla tiedotetaan kokouksen sisällöstä henkilöille, jotka eivät olleet paikalla.
Pöytäkirjan sisältö:
- Kokouksen aika, paikka ja osallistujat. Jos joku saapuu myöhässä tai poistuu ennen kokouksen loppua, nämä kellonajat kirjataan myös pöytäkirjaan.
- Kokouksen avaus kellonaika ja kokouksen aikana toimivan puheenjohtajan sekä sihteerin valinta. Sihteeri ottaa vastuulleen kirjata keskustelut ja päätökset pöytäkirjaan.
- Päätetyt asiat, keskustelut ja äänestystulokset
- Mahdolliset liitteet, kuten säännöt tai raportit
- Allekirjoitukset, jotka vahvistavat pöytäkirjan oikeellisuuden
Hyvin laadittu pöytäkirja on selkeä, yksiselitteinen ja tiivis, ja sen tarkoitus on varmistaa päätösten ja keskustelujen pysyvä ja luotettava kirjaaminen.
Lataa pöytäkirjamalleja:
Hallitus
Hallitus on yhdistyksen päätöksentekoelin, joka vastaa toiminnan suunnittelusta ja toteutuksesta. Hallituksen nimittää yhdistyksen jäsenistö vuosikokouksessa.
Hallituksen kokoonpanoon kuuluu yleensä ainakin seuraavat kolme jäsentä:
- Puheenjohtaja
- Varapuheenjohtaja
- Rahastonhoitaja
Tämän lisäksi hallitukseen voidaan valita myös muita jäseniä ja niille voidaan keksiä erilaisia hallitusvirkoja tai vastuualueita tarpeen mukaan. Hallitukseen voidaan myös valita sihteeri, jonka tehtäviin kuulu useimmiten pöytäkirjojen ja hallinnollisten paperitöiden hoitaminen.
Hallitus voi kutsua avukseen myös muita jäseniä hoitamaan nk. kutsuvirkaa. Esimerkiksi sihteerin tehtäviin hallitus voi halutessaan kutsua parhaaksi näkemänsä henkilön. Hallituksen toimintaan mukaan kutsutut jäsenet osallistuvat kokouksiin hallituksen tavoin. Tällaisilla hallituksen kutsumilla henkilöillä ei kuitenkaan ole virallista äänivaltaa hallituksen kokouksissa, sillä jäsenistö ei ole valinnut heitä osaksi hallitusta.
Käytännössä kaikki aktiivit kuitenkin ovat airsoft-yhdistyksissä mukana päätöksenteossa keskustelujen kautta. Jos asiasta ei kuitenkaan päästä yksimielisyyteen, niin tällöin hallituksen viralliset jäsenet äänestävät asian puolesta tai vastaan ja se on viimeinen sana asiassa. Jos näyttää siltä, että jostain päätöksestä tulee vaikea ja yksimielisyyttä on vaikea saavuttaa, on kannattavaa vaatia päätöksen tekemiseksi nimetöntä lippuäänestystä.
VINKKI! Hallitustoiminnan jatkuvuutta voi vauhdittaa kutsujäsenten avulla!
Useimmissa airsoft-yhdistyksissä on kroonisena haasteena uusien hallituslaisten saamisen vaikeus. Yleensä ongelma johtuu siitä, että kynnys lähteä vähän toimintaan on suuri eikä oman osallistumisen tärkeyttä nähdä. Tätä kynnystä voi madaltaa siten, että hallitus kutsuu vuosittain uuden potentiaalisen jäsenen hoitamaan nk. kutsuvirkaa hallituksessa. Tällä tavoin uusi potentiaalinen hallituslainen voi katsella ja oppia yhdistystoiminnan pyörittämistä hallituksen kanssa ilman varsinaista hallitusvastuuta. Henkilökohtainen kutsu hoitamaan luottamustehtävää motivoi muutenkin enemmän kuin vapaaehtoiseksi ilmoittautuminen.
Yhdistyksen säännöt
Yhdistyksen säännöt määrittelevät sen toiminnan puitteet ja pelisäännöt. Ne sisältävät muun muassa yhdistyksen tarkoituksen, jäsenyysehdot, hallituksen valinnan ja kokouskäytännöt.
Airsoft-yhdistykselle on myös suositeltavaa laatia erilliset pelisäännöt, jotka käsittelevät turvallisuusohjeita, pelien järjestämistä ja osallistujien vastuuta. Selkeät ja kattavat säännöt auttavat välttämään väärinkäsityksiä ja luovat perustan sujuvalle toiminnalle.
Yhdistyksen pyörittämisen prosessit
Yhdistyksen toiminnan pyörittämiseen kuuluu muun muassa tapahtumien järjestäminen, talouden hallinta ja jäsenviestintä. Säännölliset kokoukset ja kirjoitettu toimintasuunnitelma tulevalle vuodelle auttavat pitämään toiminnan järjestelmällisenä. Taloudenhoitoon kuuluu budjetin laatiminen, kirjanpito ja varainhankinta, kuten jäsenmaksut tai sponsorisopimukset. Toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi on hyvä dokumentoida prosessit ja tärkeät käytännöt.
Kirjanpidon merkitys rekisteröidyssä yhdistyksessä
Kirjanpito on olennainen osa rekisteröidyn yhdistyksen toimintaa. Yhdistyslain mukaan kaikilla yhdistyksillä on velvollisuus pitää kirjanpitoa, joka dokumentoi kaikki taloudelliset tapahtumat. Tämä tarkoittaa esimerkiksi jäsenmaksujen, avustusten ja kulujen kirjaamista. Hyvin hoidettu kirjanpito varmistaa, että yhdistyksen varoja käytetään tarkoituksenmukaisesti ja mahdollistaa toiminnan läpinäkyvyyden jäsenille, yhteistyökumppaneille ja viranomaisille. Kirjanpito voi olla yksinkertaista, mutta sen tulee täyttää kirjanpitolain vaatimukset, mikä voi tarvittaessa edellyttää kirjanpitäjän käyttöä. Jos kirjanpito ei ole ennestään tuttua, niin suosittelemme konsultoimaan sellaista henkilöä, joka on tehnyt kirjanpitoa jossain muussa yhteydessä.
SuomiSport helpottaa yhdistyksen hallinnointia
SuomiSport on erinomainen työkalu yhdistystoimintaan. Se helpottaa jäsenrekisterin ylläpitoa, jäsenmaksujen keräämistä ja tapahtumien hallintaa. Alusta on suunniteltu erityisesti urheiluyhdistyksiä varten, mutta se sopii myös airsoft-yhdistysten tarpeisiin. SuomiSport on oiva perusta yhdistyksen kirjanpidon toteuttamiseen, sillä sieltä saa vietyä varsinaiseen kirjanpitoon kaikki jäsenmaksutulot yhdellä raportilla.
SuomiSport on airsoft-yhdistyksille ilmainen ja sen käyttöönottoon saa apua SuomiSportilta. Palvelun käyttöönotto lähtee palvelun esittelypalaverin varaamisen kautta ja SuomiSportin yhteyshenkilö auttaa projektin loppuunsaattamisessa. Lue lisää: https://info.suomisport.fi/
Yleisiä vinkkejä ja ideoita toiminnan johtamiseen
Henkilökohtaiset kutsut: Pelkkä sähköpostiviesti ei aina riitä. Kutsu pelaajia henkilökohtaisesti mukaan yhdistyksen toimintaan – se osoittaa arvostusta ja rakentaa yhteisöllisyyttä.
Motivoi jäsenistöä: Kiitä aktiivisia jäseniä ja tarjoa heille mielekkäitä tehtäviä. Yhdistystoiminnassa on hyvä muistaa, että yhdistyksen omistaa sen jäsenistö. Mahdollista jäsenistölle yhdistyksen omistamisen kokemus jäsenten sitouttamiseksi. Tämä onnistuu esimerkiksi tarjoamalla jäsenistölle oikeuden käyttää yhdistyksen resursseja tai pelialueita. Jos jäsenelle voi tarjota pelialueen varaston tai portin avaimet avainpanttia vastaan, avain saattaa synnyttää jäsenelle voimakkaan yhdistyksen omistamisen kokemuksen ja edesauttaa yhdistykseen sitoutumista.
Johda ilmapiiriä: Hyvä ilmapiiri ja yhdessä tekemisen meininki houkuttelee lisää yhdistysaktiiveja.
Tavoitteet ja visio: Määritä yhdistykselle selkeät tavoitteet ja pidä ne mielessä päätöksiä tehdessä.
Markkinointi: Hyödynnä sosiaalista mediaa ja tapahtumia yhdistyksen näkyvyyden lisäämiseksi.
Palautteen kerääminen: Kuuntele jäsenten mielipiteitä ja kehitä toimintaa niiden pohjalta.
Loppusanat
Toivotan onnea ja intoa uusien airsoft-yhdistysten rakentamiseen. Airsoft-yhdistyksen ja järjestetyn toiminnan käynnistäminen ei vaadi erikoistaitoja, mutta alussa toiminnan käynnistäminen vaatii vähän vaivannäköä. Perustimme muutaman lukiokaverin ja airsoft-foorumilta löytyneen uuden tuttavan kanssa kanssa Linnasoft ry:n Kaurialan lukion tiloissa vuonna 2009.
Yhdistyksen perustaminen oli tuolloin meille suuri ponnistus eikä mitään selkeitä ohjeita ollut helposti saatavilla. Moni asia tuli tehtyä tuolloin huonosti, mutta tästä huolimatta toiminta saatiin käyntiin ja airsoft-harrastus saatiin nostettua Hämeenlinnassa nousuun.
Jos paikkakunnaltanne puuttuu paikallinen seura, niin kannustan lähtemään rakentamaan omaa airsoft-yhteisöä ja laittamaan yhdistyksen perustamispaperit ennakkoluulottomasti eteenpäin. Yhdistyksen perustaminen on opettavainen prosessi ja sen voi lisätä myös oman CV:n jatkoksi.